Systeme & Infrastruktur
Unsere Tools, Integrationen und automatisierten Workflows
Was ist VA-OS?
VA-OS ist mehr als technische Infrastruktur – es ist die Summe aus Tools, Regeln, Vereinbarungen, Prinzipien und Kultur, die unsere Zusammenarbeit prägen. Das Operating System von Vitale Arbeitskultur verbindet alles miteinander: wie wir kommunizieren, wie wir entscheiden, welche Werkzeuge wir nutzen und wie wir als Team funktionieren.
Unser Ziel ist ein durchgängiges System, das:
- Unsere Arbeitsweise unterstützt statt zu behindern
- Alle Daten an einer zentralen Stelle verwaltet
- Transparent und nachvollziehbar ist
- Mit KI-Unterstützung arbeitet
- Mit unserer Organisation wächst
Vier Grundprinzipien
Single Source of Truth
Vertrauen in Daten. Eine zentrale Datenquelle für alle operativen Informationen. Qualität vor Quantität – validiert und dedupliziert.
Everything as Code
Das System ist KI-lesbar. Alle Definitionen, Strukturen und Konfigurationen in Git – damit KI das System verstehen und weiterentwickeln kann.
AI-First Workflows
Menschliche Intelligenz verstärken. KI-Agenten als Partner für Systementwicklung und Wissensarbeit – Menschen entscheiden, KI setzt um.
Structural Minimalism
So wenig wie möglich, so viel wie nötig. Jede Struktur muss ihren Platz verdienen. Was nicht genutzt wird, wird entfernt.
Wie alles zusammenwirkt
Komplizen und KI arbeiten zusammen – mit klarer Aufgabenteilung.
Entscheidungen treffen · Intent ausdrücken
lesen
arbeiten mit
Human UI
Operative Daten
↑
↑
Struktur · Definitionen · Git
liest & modifiziert
Intent umsetzen · Wissensarbeit unterstützen
Der Kreislauf: Komplizen treffen Entscheidungen und drücken ihren Intent aus. KI-Agenten übersetzen das in Code-Änderungen. Code definiert die Struktur des SSOT und generiert die Docs. Komplizen arbeiten täglich mit dem SSOT und lesen die Docs, um das System zu verstehen.
Architektur in 5 Schichten
Von der Nutzerebene bis zur Infrastruktur – jede Schicht hat ihre Aufgabe.
1. Nutzerebene
Komplizen, Kunden & Partner – Wie Menschen mit dem System interagieren
2. Anwendungsebene
Auftragsbearbeitung, Wissensmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung
3. Integrationsebene
APIs, Workflows, Automatisierung – Wie Systeme verbunden sind
4. Datenebene
Single Point of Truth – Zentrale Datenhaltung & Verwaltung
5. Infrastrukturebene
Server, Deployment & Betrieb – Die technische Grundlage
& Projektmanagement
& Rechnungen
& Newsletter
& Content
erfassung
(Code-First)
Aktive Workflows
Mailinglisten-Synchronisation
Automatische Synchronisation von Mailinglisten-Mitgliedern zwischen Coda und Brevo.
Country IDs Sync
Synchronisation der SevDesk Country IDs nach Coda für konsistente Rechnungsstellung.
Newsletter Subscription
Neue Newsletter-Anmeldungen von der Website werden direkt an Brevo weitergeleitet.
Produkte Export
Export von Produktdaten aus Coda nach SevDesk für die Rechnungserstellung.
Client Upsert
Automatisches Anlegen und Aktualisieren von Kunden in Clockify für Zeiterfassung.
Organisation Update
Regelmäßige Aktualisierung von Organisationsdaten in Coda.
System-Details
Coda
Zentrale Datenbank für Projekte, Kunden, Seminare und Organisationsdaten. Dient als "Single Source of Truth".
Temporal
Code-First Workflow-Orchestrierung. TypeScript-basierte Workflows mit Git-Versionierung, automatischen Retries und voller Observability.
SevDesk
Buchhaltungssoftware für Rechnungen, Angebote und Finanzverwaltung.
Brevo
E-Mail Marketing Platform für Newsletter und automatisierte E-Mail-Kampagnen.
WordPress
Content Management System für die Website vitale-arbeitskultur.de.
Clockify
Zeiterfassungstool für Projektzeiten und Abrechnungen.
Paperless
Dokumentenmanagementsystem mit OCR für Belege, Rechnungen und Verträge.
Microsoft 365
E-Mail und Zusammenarbeit für das Team. Exchange-Postfächer und Teams-Integration.
Migadu
E-Mail-Hosting für System-Accounts und technische Benachrichtigungen (va-os.io).
Vaultwarden
Passwort-Manager für sichere Verwaltung von Zugangsdaten im Team. Ersetzt Keeper.