Automatische Synchronisation

Diese Seite erklärt, wie unsere Systeme automatisch Daten austauschen. Coda ist unsere zentrale Datenquelle – alle Änderungen dort werden automatisch an SevDesk, Clockify und Nextcloud weitergegeben.

Wie funktioniert das?

Unser System prüft alle 30 Sekunden, ob sich in Coda etwas geändert hat. Wenn ja, werden die Änderungen automatisch an die anderen Systeme weitergegeben.

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ Automatische Prüfung (alle 30 Sek.) │ │ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │ │ │ Zeitplan │────▶│ Prüfung │────▶│ Abgleich │ │ │ │ (30 Sek.) │ │ "Gibt es │ │ mit den │ │ │ │ │ │ Änderungen?"│ │ Systemen │ │ │ └─────────────┘ └──────┬──────┘ └──────┬──────┘ │ └─────────────────────────────┼────────────────────┼──────────┘ │ │ prüft │ │ aktualisiert ▼ ▼ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ │ Coda │ │ SevDesk │ │ (zentrale │ │ Clockify │ │ Quelle) │ │ Nextcloud │ └─────────────┘ └─────────────┘
Das Praktische daran:
  • Ihr müsst nichts extra machen – einfach in Coda arbeiten
  • Änderungen werden automatisch erkannt und übertragen
  • Das System korrigiert sich selbst bei kleinen Fehlern
  • Funktioniert für alle Änderungen an Kunden und Aufträgen

Wann wird etwas synchronisiert?

Wenn ihr in Coda bestimmte Felder ändert (z.B. Name, Adresse, Status), wird automatisch ein Häkchen gesetzt, das dem System signalisiert: "Hier hat sich etwas geändert, bitte synchronisieren."

Das passiert automatisch bei Änderungen an:

  • Name oder Adresse eines Kunden
  • Status (z.B. von Interessent zu Kunde)
  • Rechnungsdaten (USt-IdNr, Rechnungs-E-Mail)
  • Auftragsinformationen

Ihr könnt das Häkchen auch manuell setzen, falls eine Synchronisation nochmal angestoßen werden soll. Nach erfolgreicher Übertragung wird der Datensatz als "synchronisiert" markiert.

1. Kundendaten-Abgleich

Wenn ihr in Coda eine Organisation anlegt oder ändert, werden die Daten automatisch übertragen: zu SevDesk (für Rechnungen), zu Clockify (für Zeiterfassung) und zu Nextcloud (für Dokumente).

Was passiert je nach Kundentyp?

Typ SevDesk Clockify Nextcloud
Kunde ✓ Wird angelegt ✓ Wird angelegt ✓ Ordner wird erstellt
Interessent ✗ Noch nicht ✗ Noch nicht ✓ Ordner wird erstellt
Partner / Andere ✗ Nicht nötig ✗ Nicht nötig ✗ Nicht nötig

Interessenten bekommen nur einen Nextcloud-Ordner, weil wir dort schon Angebote ablegen können. Erst wenn sie zu Kunden werden, brauchen wir sie auch in SevDesk und Clockify.

Welche Daten werden übertragen?

Feld in Coda In SevDesk In Clockify
Name Firmenname Kundenname
Adresse Anschrift –
USt-IdNr Umsatzsteuer-ID –
Rechnungs-E-Mail E-Mail (Rechnung) –

Status in Coda

Nach der Übertragung seht ihr in Coda, ob alles geklappt hat:

  • Synchronisiert – Alles hat funktioniert
  • Übersprungen – War nicht nötig (z.B. Partner brauchen kein SevDesk)
  • Fehler – Es gab ein Problem (Details stehen in Coda)

2. Aufträge vorbereiten

Für jeden Auftrag werden automatisch ein Nextcloud-Ordner (für Dokumente) und – wenn nötig – ein Clockify-Projekt (für Zeiterfassung) erstellt.

Wann wird was angelegt?

Auftragsstatus Abrechnungsart Nextcloud-Ordner Clockify-Projekt
Ungeklärt Beliebig ✓ Wird erstellt ✗ Noch nicht
Beauftragt / Laufend Nach Aufwand ✓ Wird erstellt ✓ Wird erstellt
Beauftragt / Laufend Pauschal ✓ Wird erstellt ✗ Nicht nötig

Bei Pauschal-Aufträgen brauchen wir keine Zeiterfassung in Clockify, weil die Stunden nicht abgerechnet werden.

Gut zu wissen:
Wenn ihr den Auftragsnamen in Coda ändert, wird auch das Clockify-Projekt automatisch umbenannt. So bleibt alles einheitlich.

Ordnerstruktur in Nextcloud

Die Auftragsordner werden übersichtlich nach Kunde sortiert:

/Aufträge/ ├── Beispiel GmbH/ │ └── Workshop Teambuilding/ │ ├── Angebot/ │ ├── Vertrag/ │ └── Dokumentation/ └── Muster AG/ └── Coaching Führungskräfte/

3. Was tun bei Problemen?

Wo sehe ich, ob alles läuft?

Es gibt eine Übersichtsseite, auf der alle automatischen Abläufe sichtbar sind:
temporal.va-os.io

Dort könnt ihr sehen:

  • Welche Übertragungen gerade laufen oder abgeschlossen sind
  • Ob es Fehler gab und was das Problem war
  • Ob das System automatisch nochmal versucht hat

Automatische Wiederholung

Wenn mal kurz ein System nicht erreichbar ist (z.B. SevDesk hat gerade Wartungsarbeiten), versucht unser System es automatisch nochmal. Meistens klappt es dann beim nächsten Versuch.

Wenn es nicht funktioniert

Wenn eine Übertragung wirklich fehlschlägt, seht ihr das in Coda:

  • Der Status zeigt Fehler
  • Die Fehlermeldung steht im Feld "Sync-Fehler"
  • Das System versucht es beim nächsten Durchlauf automatisch nochmal

Bei wiederholten Fehlern wendet euch an Seven – er kann im System nachschauen, was genau schiefgelaufen ist.