Unser Buchungssystem AKTUELL

Termine mit uns werden direkt auf vitale-arbeitskultur.de gebucht — auf der Team-Seite oder auf deiner Profilseite. Alles dahinter läuft über den Komplizen Hub: dort pflegst du deine Zeiten, dort stehen die Buchungen. Ein eigenes Konto bei einem externen Dienst brauchst du nicht mehr.

Zu den Buchungen im Hub →

So läuft eine Buchung

  1. Ein Gast wählt einen freien Termin

    Auf der Website sieht der Gast nur freie Zeiten — berechnet aus deinen Wochenzeiten, deinen Ausnahmen und den belegten Zeiten deines Kalenders. Deine Arbeitszeiten selbst bekommt niemand zu sehen, nur das Ergebnis.

  2. Der Termin ist sofort verbindlich reserviert

    Doppelbuchungen sind technisch ausgeschlossen: buchen zwei Personen gleichzeitig denselben Termin, bekommt ihn genau eine — die andere sieht sofort eine neue Terminauswahl.

  3. Beide bekommen eine E-Mail mit Kalendereintrag

    Der Gast erhält eine Bestätigung, du eine Einladung — beides mit demselben Termin zum Annehmen. Nimm die Einladung an, damit der Termin in deinem Kalender steht.

  4. Erinnerungen kommen automatisch

    24 Stunden und 1 Stunde vorher, an den Gast und an dich. Darum musst du dich nicht kümmern.

  5. Absagen und Verschieben

    Der Gast nutzt dafür den Link in seiner E-Mail. Du sagst Termine im Hub ab — beim jeweiligen Dienst im Reiter „Buchungen“. In beiden Fällen werden alle informiert, und der Kalendereintrag wandert mit oder verschwindet.

Was du dafür tun musst

Deine Zeiten pflegen

Im Hub unter „Meine Zeiten“ (oder in deinem Profil im Reiter „Zeiten“): Wochenzeiten je Wochentag, Ausnahmen für einzelne Tage, deine Zeitzone.

Ohne Zeitfenster bist du in keinem Dienst buchbar — auch wenn du ihm zugeordnet bist. Gäste sehen die Termine automatisch in ihrer eigenen Zeitzone.

Deinen Kalender verbinden

Ebenfalls im Reiter „Zeiten“: Verbinde deinen Kalender, damit belegte Zeiten nicht als frei angeboten werden.

Das System liest dabei nur, wann du belegt bist — niemals, was in deinen Terminen steht. Viele Komplizen arbeiten auch für andere Auftraggeber; deren Termininhalte gehen uns nichts an.

Einladungen annehmen

Jede neue Buchung kommt als Einladung in dein Postfach. Erst mit dem Annehmen steht der Termin in deinem Kalender.

Das System schreibt bewusst nichts direkt in deinen Kalender — es hat dort gar keinen Zugriff. Die Einladung ist der einzige Weg, und den steuerst du selbst.

Dienste — was buchbar ist

Zentral gepflegt

Ein Dienst legt fest, was gebucht werden kann: Titel, Dauer, Puffer davor und danach, Vorlauf und Ort. Dienste pflegen Admins im Hub unter „Buchungen“ — welche es gerade gibt, siehst du dort.

Wer den Termin bekommt

  • Einzeln — genau eine Person wird gebucht.
  • Einer von mehreren — der Termin geht an jemanden aus der Gruppe, gleichmäßig verteilt.
  • Alle gemeinsam — der Termin kommt nur zustande, wenn alle Zeit haben.

Team-Seite oder Profilseite

Jeder Dienst hat seinen Ort: Team-Dienste stehen auf der gemeinsamen Buchungsseite, persönliche Dienste auf deiner Profilseite — dort wird immer genau du gebucht. So landet ein Coaching bei dir und nicht irgendwo im Team.

Datenschutz & Aufräumen

Aus deinem Kalender

Gespeichert wird nur, wann du belegt bist — als Zeitraum, ohne Titel, ohne Teilnehmer, ohne Inhalte. Mehr fragt das System bei deinem Kalenderanbieter gar nicht erst an.

Von den Gästen

Name, E-Mail-Adresse und Anliegen eines Gastes werden 90 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht. Was für die Zusammenarbeit dauerhaft wichtig ist, lebt vorher schon als Kontakt im Hub weiter.

Übergang: Unsere frühere Buchungsplattform (Cal.com) wird gerade abgelöst. Alte Buchungslinks werden Schritt für Schritt auf die neuen Seiten umgestellt — bis dahin können vereinzelt noch alte Links im Umlauf sein. Neue Links bitte immer aus dem Hub kopieren (beim Dienst unter „Grunddaten“).

Wie du die einzelnen Seiten im Hub bedienst, steht im Hub-Handbuch unter „Buchungen“.