Paperless Dokumentenmanagement
Unser digitales Archiv für Belege, Rechnungen und Verträge. Automatische Texterkennung macht alle Dokumente durchsuchbar.
Dokumente per E-Mail einreichen
Leite Rechnungen und Belege einfach weiter an:
Dokumente werden automatisch verarbeitet und sind dann im Paperless-Archiv auffindbar.
Was Paperless kann
Paperless-ngx ist ein Open-Source Dokumentenmanagementsystem mit automatischer Texterkennung (OCR).
Automatische Texterkennung
Alle eingescannten Dokumente werden per OCR verarbeitet. Auch handschriftliche Texte werden erkannt und durchsuchbar gemacht.
Volltextsuche
Finde Dokumente anhand ihres Inhalts. Suche nach Rechnungsnummern, Beträgen, Firmennamen oder beliebigen anderen Texten.
Automatische Kategorisierung
Paperless erkennt automatisch Absender, Dokumenttyp und Datum. Dokumente werden intelligent getaggt und sortiert.
Typische Anwendungsfälle
Eingangsrechnungen
| Was tun? | Rechnung per E-Mail weiterleiten an belege@va-os.io |
| Vorteil | Alle Rechnungen an einem Ort, durchsuchbar nach Lieferant oder Betrag |
| Bei Steuererklärung | Schnell alle relevanten Belege finden und exportieren |
Quittungen & Belege
| Was tun? | Beleg fotografieren oder scannen und an belege@va-os.io senden |
| Vorteil | Keine verlorenen Kassenzettel mehr, alles digital archiviert |
| Tipp | Am besten direkt nach dem Einkauf fotografieren und senden |
Verträge
| Was tun? | Unterschriebene Verträge als PDF an belege@va-os.io senden |
| Vorteil | Schnelle Suche nach bestimmten Klauseln oder Vertragsnummern |
| Hinweis | Vertrauliche Verträge ggf. separat in Nextcloud ablegen |
Zugang zum Archiv
Du kannst das Paperless-Archiv direkt im Browser aufrufen, um Dokumente zu suchen und zu verwalten.
Web-Zugang
- Öffne paperless.vitale-arbeitskultur.de
- Melde dich mit deinen Zugangsdaten an
- Nutze die Suchfunktion oder browse durch die Kategorien
Tipps für bessere Ergebnisse
PDF bevorzugen
Wenn möglich, sende Dokumente als PDF. Das liefert die besten OCR-Ergebnisse und kleinere Dateien.
Gute Bildqualität
Bei Fotos von Belegen: Ausreichend Licht, gerader Winkel, ganzes Dokument im Bild. Unschärfe vermeiden.
Beschreibender Betreff
Ein aussagekräftiger E-Mail-Betreff hilft bei der späteren Suche (z.B. "Rechnung Büromaterial Dezember 2025").