Unsere Buchungsplattform
Unsere selbst gehostete Cal.com-Buchungsplattform für Vitale Arbeitskultur. Ein einheitliches und transparentes Buchungssystem für alle Kompliz:innen.
Einrichtung
Anleitung zur Einrichtung deines Accounts auf buchung.vitale-arbeitskultur.de
Account erstellen
buchung.vitale-arbeitskultur.de
- Öffne buchung.vitale-arbeitskultur.de
- Klicke auf "Registrieren" oder "Sign up"
- Verwende deine @vitale-arbeitskultur.de E-Mail-Adresse
- Wähle den Personal-Plan aus
- Bestätige deine E-Mail-Adresse über den Aktivierungslink
Profil einrichten
Einstellungen → Mein Konto → Profil
- Profilbild: Verwende dein Bild von der Komplizen-Seite auf vitale-arbeitskultur.de
- Vollständiger Name: Dein voller Name
- Benutzername:
vorname-nachname(kleingeschrieben, mit Bindestrich) - Info: Übernimm deine Rollenbeschreibung von der Komplizen-Seite
Allgemeine Einstellungen
- Sprache: Nach Wunsch
- Zeitzone: Nach Wunsch
- Zeitformat: 24-Stunden
- Wochenstart: Montag
Kalender verbinden
Einstellungen → Kalender
- Verbinde deinen persönlichen Kalender (Google, Outlook, etc.)
- Dadurch werden gebuchte Termine automatisch synchronisiert
- Bestehende Termine werden als "belegt" angezeigt
Konferenzen einrichten
Einstellungen → Konferenzen
- Verbinde deine eigene Konferenzlösung (Zoom, Teams, etc.)
- Der Konferenzlink wird automatisch in Einladungen eingefügt
Erscheinungsbild anpassen
Einstellungen → Erscheinungsbild
- Design: Hell (Light Mode) als feste Einstellung
Meeting-Typen
Übersicht und Kopiervorlagen für die Konfiguration in Cal.com
Kennenlerngespräch
- Erstkontakt mit Interessent:innen
- Bedarfsklärung
- Gegenseitiges Kennenlernen
- Entscheidung über weitere Zusammenarbeit
Cal.com Titel:
Kennenlerngespräch (30 Min)
Cal.com Beschreibung:
In diesem unverbindlichen Gespräch lernen wir uns kennen und sprechen über eure aktuellen Herausforderungen. Gemeinsam schauen wir, wie wir euch auf eurem Weg unterstützen können.
Coaching-Session
- Individuelle Coaching-Termine
- Persönliche Entwicklung
- Reflexion und Begleitung
- Regelmäßige oder intensive Sessions
Variante 1: Standard (60 Min, +15 Min Puffer)
Cal.com Titel:
Coaching-Session (60 Min)
Variante 2: Intensiv (90 Min, +30 Min Puffer)
Cal.com Titel:
Coaching-Session intensiv (90 Min)
Cal.com Beschreibung (für beide):
Persönliche Coaching-Session für deine individuelle Entwicklung. In einem geschützten Raum reflektieren wir gemeinsam und arbeiten an deinen Themen.
Auftragsklärung
- Projektplanung und Projektabstimmung
- Angebotsabstimmung
- Klärung von Rahmenbedingungen
- Definition von Zielen und Erwartungen
Cal.com Titel:
Auftragsklärung (45 Min)
Cal.com Beschreibung:
Gemeinsam klären wir die Details eures Anliegens: Ziele, Rahmenbedingungen und nächste Schritte für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.
Technische Konfiguration
Microsoft Teams Integration
- Alle Meeting-Typen nutzen automatisch Microsoft Teams als Konferenz-Tool
- Teams-Link wird automatisch generiert und in Kalendereinladung eingefügt
- Kalender-Synchronisation mit Microsoft 365 aktiv
Zeitpuffer
Nach jedem Termin ist ein Puffer eingeplant für:
- Dokumentation
- Nachbereitung
- Kurze Pause
- Vorbereitung auf nächsten Termin
Einstellung unter: Termintyp bearbeiten → Tab "Limits" → "Vor dem Termin" / "Nach dem Termin"
Benachrichtigungen
- Automatische Bestätigungs-E-Mail nach Buchung
- Erinnerung 24 Stunden vor Termin
- Erinnerung 1 Stunde vor Termin (optional)
Best Practices
Verfügbarkeiten definieren
- Core-Hours festlegen (Empfehlung: Di-Do 9:00-17:00)
- Ausreichend Puffer zwischen Terminen einplanen
- Mittagspausen blockieren
- Fokus-Zeiten für konzentrierte Arbeit freihalten
Beschreibungen formulieren
- Klar und einladend
- Zielgruppe direkt ansprechen
- Erwartungen transparent kommunizieren
- Persönliche Note einbringen
Meeting-Namen
- Sprechend benennen
- Dauer im Titel nennen
- Einheitliche Namenskonvention: "[Typ] ([Dauer] Min)"